ロジカル・コミュニケーション力強化セミナー【2/3】 [セミナー]
職場で受けた「山村経営コンサルタント事務所」の「ロジカル・コミュニケーション力強化セミナー」全3回のうちの2回目を受講したので内容をまとめました。
1. コミュニケーション・マナー
敬語は、相手と語り手（書き手）との関係に応じて使い分けされる。敬語には尊敬語、謙譲語、丁寧語の3種類があるとされている。
尊敬語： 相手または相手に関係のある人や持ち物・状態・動作を敬って使う言葉
謙譲語： 自分または自分に関係のある人や持ち物・状態・動作をへりくだって使う言葉
丁寧語： 尊敬の気持ちをこめて言葉自体を美しくいう
2. ビジネス電子メールの基本
(1) 相手の立場になって送る
- 感情的な文章にはならない
- 遠慮がちに書く
- 相手に出来るだけ負担を掛けない
- 書き易いよりも、判り易いが優先
- 返事が遅れることを予見
(2) 電子メールの特徴と限界
- メールが相手の目に触れるまでには時間が掛かることを念頭に
- 添付ファイルの送り方には注意を払おう
容量の大きなファイルを送るときは、相手の受信環境を教えて貰ってから、相手の了解の基に送ることが原則。
メールを転送するときに、添付ファイルに「機密情報」や「社外秘」の情報が含まれている場合もあるので注意をする。
(3) 格調の高い電子メール
- ヘッダー部分の宛先に敬称をつける習慣
- 「件名」には、本文を読まなくても、おおよその用事が伝わる具体性のある表現をする
- 「Re:」付件名は最初の受信者が1回だけ使うものと考えておく
- ToとCC、BCCの正しい使い分けをする
To: 貴方が返信する必要があります
CC 原則的には、貴方は返信する必要はないが、返信する場合は「全員に返信する」のがマナー
BCC 原則的には、貴方は返信する必要はないが、返信する場合は、最初の発信人宛に送る。CCされている人へ返信してはいけない
(4) 対外的な電子メールの基本
標準的な構成
- 宛名
- 日付
- 自分の名前
- 挨拶
- 本文（出来るだけ箇条書き）
- 終わりのあいさつ
- 署名
(5) メール本文の書き方留意点
- 冒頭に宛名を入れるのは当然
- 最初に名乗る
- 送信日の表示
- 本文書き出しの挨拶
- 結論から始める
(6) 返信メールに多く見られる誤り
- 自分の署名に「＞」付きで返信される
- 「XXXX wrote:」や「XXさんは書きました」という挿入句を付けて返信される
- 「＞」から始まる引用をすべて付けて返信される（必要な部分以外は削除する）
3. エレベータトーク
①MECE（Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive）とツリー構造を意識する
ある全体の事象で見たときに「漏れ」なしに「ダブり」なしの部分集合の事象に分けて考えろ。
②ツリー構造を造る
MECE（モレなくダブリなし）の視点で、上位概念（抽象）から下位概念（具体）へ構造的に分解する
③意思伝達のフレームワークで整理する
重要なのは「結論」から言うこと、次に結論の根拠を述べるさいに、幾つあるのかを先に言っておくと、聞くほうもポイントを押さえて聞くことが出来る。
4. ロジカルシンキング
(1) ロジカルシンキングとは
論理的な思考であり、わかりやすく筋道が通った考え方
(2) 体系
①情報の思考法
- ゼロベース思考
- フレームワーク思考
- オプション思考
②情報の整理法
- ロジカルツリー構図
- マトリックス構図
- プロセス構図（時系列）
③情報の伝達
- 話の組み立て志向
- 顧客志向
- プレゼンテーション志向
(3) 情報の思考方法
①ゼロベース思考
- 固定観念を拭ってゼロから物事を考える
- 広い視野を持った客観性
- 問題を異なる角度から考える
- 創造性の発揮
②フレームワーク思考
- 何を考えれば良いのかその為にどんな情報を収集すべきかの枠組みを考える
- 情報をどのような枠組みで整理・分析するべきかをきていする
③オプション思考
- 考えるときに幾つかの選択肢を設定
- 360度視野からの絞込み
- 討議の活性化
- 色々な考えの間の差の部分の明確化
(4) 情報の整理法
①ロジックツリー構図
②マトリックス構図
③プロセス構図（時系列）
(5) 情報の伝達法
①話の組み立て志向
伝えたい情報を正確に相手に伝えるためにどのような筋道（構成）で伝えたらよいかを考えること。
②顧客志向
相手の立場に立って情報を発信すること。
③プレゼンテーション志向
いかに相手に正確にわかりやすく、かつ印象深く情報を伝達するかを検討すること。
